Contenuto
Il sistema alfanumerico è un'opzione per organizzare i record e, come altri metodi di archiviazione, offre agli utenti un metodo sistematico per archiviare e accedere a informazioni importanti.
Combinazione
Un sistema alfanumerico è una combinazione di lettere (disposte dalla A alla Z) e numeri (ordinati dal più piccolo al più grande).
Come funziona
Il sistema alfanumerico utilizza una combinazione di nomi (solitamente un soggetto) e cifre. Quando sono grandi, di solito utilizzano l'accesso indiretto, ovvero è necessario consultare un indice o un codice per recuperare un file. Tali sistemi su larga scala sono generalmente automatizzati.
Benefici
L'utilizzo di un codice in un sistema di accesso indiretto serve ad abbreviare i nomi dei file e aumentare la sicurezza del sistema, poiché un utente deve avere familiarità con il codice per recuperare i file, afferma il "West Virginia County Records Management Manual".
Svantaggi
Gli utenti di un sistema alfanumerico richiedono più formazione rispetto a se utilizzassero un metodo puramente alfabetico o numerico. Gli errori sono più comuni e più difficili da correggere rispetto a un sistema più semplice.
Esempio
Un esempio di un metodo di organizzazione alfanumerico è il sistema di catalogazione della Library of Congress, che organizza i suoi materiali con due lettere per identificare grandi aree e numeri per indicare argomenti più specifici e informazioni sullo scaffale.
