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Un addetto alla reception di solito è la prima persona che vedi quando entri in un ufficio. Il suo ruolo principale in qualsiasi organizzazione, sia del settore pubblico, privato o del volontariato, è quello di rappresentare l'organizzazione professionalmente presso gli ospiti, fornendo anche supporto di livello base con compiti amministrativi, programmazione e altri compiti. Gli addetti alla reception possono essere nel supporto amministrativo o possono essere neolaureati, desiderosi di conoscere il funzionamento interno dell'azienda a cui sono interessati.
Amministrativo
Uno degli obiettivi di un receptionist è supportare la funzione amministrativa di un'azienda. Copiare, archiviare e preparare documenti, nonché organizzare forniture per ufficio e fornire forniture essenziali ai superiori. Gestisce anche la posta inviata e ricevuta.
Assistenza clienti
L'obiettivo principale di questa professione è il servizio clienti. Un addetto alla reception risponde al telefono con un saluto amichevole e professionale e indirizza le chiamate alle parti interne. Anche la risposta a domande generali da parte di clienti e potenziali clienti sugli orari di apertura, sui prodotti disponibili, sui servizi e sulle tariffe rientra nell'ambito dei compiti di un receptionist.
Gestione degli appuntamenti
Un altro obiettivo di un receptionist è quello di gestire il programma per l'azienda. Gestisce la pianificazione degli appuntamenti, comprese nuove prenotazioni, cancellazioni e modifiche agli appuntamenti. Avere buone capacità organizzative e attenzione ai dettagli sono competenze essenziali per questo professionista.
Altri compiti
Preparare caffè, spuntini e spuntini in ufficio per le riunioni e fare chiamate ai membri del team sono esempi di altri compiti per l'addetto alla reception. In alcuni uffici, gli addetti alla reception raccolgono fondi per il comitato sociale, consegnano i biglietti del parcheggio e la posta del mattino.
