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I receptionisti di successo sono in grado di gestire molte attività dando una prima impressione positiva agli ospiti, ai visitatori e ai potenziali dipendenti dell'azienda. Che si tratti di una piccola impresa o di una multinazionale, le capacità organizzative adeguate possono essere la chiave per mantenere una buona ricezione. Buone idee organizzative semplificano le attività di routine e migliorano l'ospitalità.
Guida di riferimento rapido
Creare guide di riferimento rapide per informazioni di routine come telefoni, numeri di ufficio e interni frequentemente utilizzati. Separare queste guide in cartelle laminate per una facile gestione e una rapida consultazione. Tenerli in file organizzati mentre non sono in uso. Considera di conservare copie extra da fornire se richiesto. Le guide ti renderanno più efficiente e accelereranno le attività di routine come il trasferimento delle chiamate.
Impegni principali
Fai un elenco di visite programmate per il giorno, organizzate per programma. Metti il nome della persona e chi notifica sull'arrivo. Ciò ti consentirà di personalizzare le frasi di benvenuto per i visitatori. Ad esempio, quando arriva un ospite, potresti dire: "Accogli il Sig. Smith, la Sig.ra Souza non vede l'ora che arrivi". Questo tipo di accoglienza fa sentire l'ospite più benvenuto e può aiutare a migliorare i risultati dell'incontro. L'accoglienza personalizzata è particolarmente utile per i colloqui di lavoro. Se un potenziale dipendente si sente benvenuto, sarà più rilassato per il colloquio, avendo una possibilità più favorevole di lavorare per l'azienda.
Pianificazione per intervalli
Assicurati di avere il supporto per coprirlo a intervalli o nei giorni in cui sei malato. Crea note che coprano i compiti e le funzioni di base che possono essere trasmessi a chiunque ti sostituisca. È possibile creare un sistema di rotazione per sostituzioni temporanee tra diversi reparti della propria azienda. Questo ti darà più contatto con le varie parti dell'azienda, il che ti renderà più facile affrontare i problemi in futuro.
frame scrapbook
Creare una bacheca per l'azienda, evidenziando le notizie e le attività positive dell'azienda. Aggiungili quando hai del tempo libero, mettili nell'area di attesa in modo che i visitatori possano guardarli. Questo sarà un modo costruttivo per i visitatori di passare il tempo mentre aspettano i loro appuntamenti, oltre ad aiutarli a prendere confidenza con l'azienda. Tenendo occupati i tuoi ospiti, puoi concentrare la tua attenzione su altre attività e telefonate, il che aumenta la tua efficienza.
rinfreschi
Tieni i rinfreschi a portata di mano. Installare un piccolo frigorifero per conservare bevande fredde sotto la scrivania o nell'area di attesa. Avere una caffetteria individuale nelle vicinanze, nonché zucchero e dolcificante. Mettere un piatto da portata di prodotti da forno sul bancone della reception o una ciotola di caramelle. Avendo un rinfresco nelle vicinanze, sarete in grado di accogliere gli ospiti della compagnia senza lasciare la reception.
