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Prendersi un po 'di tempo a scrivere un manuale di formazione per i dipendenti può sembrare un compito scoraggiante. L'utilizzo degli strumenti di Microsoft Word 2007 semplifica questo processo. Prima di iniziare a scrivere, fai qualche pianificazione. Decidi quali compiti devono essere svolti dai tuoi dipendenti e quali possono essere descritti per aiutarli. Pianifica in quale situazione utilizzerai il manuale, sia in una lezione faccia a faccia che in un tour autoguidato. Una volta che hai un'idea del tipo di manuale che ti serve, ecco alcuni strumenti che puoi utilizzare per trasformare la tua idea in realtà.
indicazioni
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Utilizzare lo strumento Bordi in Word per creare un elenco a più livelli di attività che il dipendente deve imparare. Questo processo ti aiuterà a decidere quanto a lungo sarà il tuo manuale e aiuterà a suddividere i lavori in parti più piccole e più facili da spiegare ai dipendenti. Per utilizzare lo strumento bordo in Word, è necessario iniziare con un documento vuoto e selezionare "Casa". Nel gruppo "Paragrafo" ci sono 3 pulsanti: punti, numeri e lista multi-livello. Seleziona "Elenco a più livelli" oppure fai clic sulla freccia giù per selezionare un elenco di opzioni di bordo. Puoi anche crearne uno tuo. Scrivi i tuoi parametri. Vai al livello successivo del tuo elenco multi-livello premendo "Tab". per tornare, premere "Maiusc + Tab". Annotare i passaggi per la formazione e altre informazioni per spiegare ai dipendenti come eseguire le attività necessarie al lavoro.
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Utilizzare le funzioni di intestazione e piè di pagina in Word per aggiungere numeri di pagina, contenuti di sezioni e un titolo per ogni pagina del documento. Intestazioni e piè di pagina sono riferimenti visivi importanti per il dipendente per sapere dove si trova nel manuale di addestramento. Quando stai facendo la formazione, aggiungere numeri alle pagine ti aiuta a mettere in relazione alcune pagine con alcuni argomenti. Fai clic su "Inserisci scheda", quindi nella sezione Intestazioni e piè di pagina seleziona "Intestazione". Avrai opzioni per gli stili di intestazione o puoi crearne di tuoi. L'intestazione viene visualizzata in ogni pagina del manuale o è possibile modificarla in modo che venga visualizzata solo su pagine opposte in modo che il tuo manuale segua una riga di un libro. I piè di pagina vengono visualizzati nella parte inferiore della pagina e vengono generalmente utilizzati per mostrare il numero di pagina, le date e le informazioni dell'utente. Fai clic su "Piè di pagina" nella sezione Intestazioni e piè di pagina e, come hai fatto in precedenza, avrai diversi tipi tra cui scegliere.
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Aggiungi una copertina per differenziare il tuo materiale di formazione dagli altri articoli consegnati ai tuoi dipendenti, ad esempio una guida per i dipendenti. Crea la tua copertina facendo clic su "Inserisci scheda" e quindi "Copertina" nella sezione Pagine. Vedrai una varietà di stili di copertina tra cui puoi scegliere o persino crearne di tuoi. Dai al tuo manuale un titolo descrittivo; includere la data di creazione e gli autori, poiché spesso questi manuali sono elaborati in gruppo.
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Aggiungi intestazioni per aiutarti a creare un sommario per il tuo documento di formazione. Questo aiuta anche a organizzare visivamente per facilitare l'uso del tuo dipendente. Crea diversi stili di titolo per ogni soggetto usando il bordo pre-creato (questa intestazione non è la stessa di quella nella parte superiore della pagina). Gli stili di intestazione sono stili di carattere che si usano per indicare diverse sezioni di allenamento e sottosezioni differenti.
Se stai scrivendo un manuale su come scrivere la corrispondenza aziendale, il tuo Titolo 1 dovrebbe essere "Come scrivere una lettera aziendale", quindi il sottotitolo potrebbe essere "Cosa includere". Per marcare le intestazioni 1 e 2, seleziona "Casa" e nella sezione stili vedrai un numero di stili diversi che puoi scegliere tra cui titolo 1, titolo 2, legenda, ecc. Seleziona il testo che desideri come prima intestazione 1 e fai clic sulla sezione "Intestazione 1" per indicare la sua importanza. Fai clic sulla sezione successiva per creare l'intestazione 2. Segui tutto il bordo selezionando l'intestazione 1 e 2. Al termine, questi saranno inclusi nel sommario.
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Aggiungi un sommario (TOC) per aiutare il tuo dipendente a trovare le informazioni di cui potrebbe aver bisogno quando appropriato. Se hai già aggiunto le intestazioni primarie e secondarie al documento, lascia che Word esegua il lavoro e crei il TOC per te. Fare clic sull'inizio del documento, in cui si desidera visualizzare il TDC (di solito dopo la copertina) e fare clic su "Riferimenti" e quindi "Indice" nella sezione con il titolo. Verrà visualizzato un elenco di tabelle automatiche che è possibile utilizzare. Fare clic su una delle selezioni automatiche e il TDC dovrebbe apparire utilizzando le intestazioni preselezionate.
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Organizza le tue intestazioni e sezioni del tuo manuale di formazione in ordine passo-passo. L'ultima e più essenziale sezione del manuale dovrebbe essere l'indice. Più il tuo indice è completo, più facilmente lo studente può trovare le risposte in base al numero di pagina più tardi. Per creare un indice, seleziona una parola che vuoi inserire. Fai clic su "Riferimenti" e quindi "Contrassegna in" continua a farlo per ogni elemento che desideri aggiungere all'indice. Al termine, scorrere verso il basso fino alla fine del manuale di allenamento e aggiungere l'indice facendo clic su "Riferimenti" e quindi su "Inserisci indice".
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Controlla l'ortografia e salva il file.Una volta creato il primo manuale di allenamento, puoi renderlo un modello per altri manuali facendo clic su "Apri", quindi su "Salva con nome", quando la finestra di dialogo appare nella sezione "Salva come", fai clic sulla freccia per giù e selezionare "Modello Word (.dotx)" e quindi è possibile riutilizzare il proprio lavoro in altri manuali di formazione.
preparazione
suggerimenti
- Aggiungi grafica e altre illustrazioni per aiutare i dipendenti a capire cosa stai scrivendo.
- Assicurarsi di testare qualsiasi informazione utilizzata in questo manuale con almeno una persona prima di consegnarla ai dipendenti.
- Word 2003 e 2007 hanno interfacce diverse. Sebbene questi suggerimenti si riferiscano a Word 2007, le stesse funzioni sono presenti in Word 2003.
Cosa ti serve
- Microsoft Word 2007
