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Le riunioni con i minuti ben documentati sono più efficaci ed efficienti che senza un simile record. Le decisioni sono annotate e gli elementi di azione e chi è responsabile per loro sono tracciati. Gli elementi essenziali della discussione sono descritti in modo che le persone che non hanno partecipato all'incontro possano facilmente scoprire cosa è successo senza perdere tempo in nuovi incontri. Creando minuti, aggiungerai cose positive alla tua reputazione per grandi riunioni.
decisioni
Ogni persona in un incontro avrà la sua prospettiva su ciò che è accaduto e su cosa è stato deciso. Nel registrare queste decisioni e pubblicarle come parte dei verbali, esiste una versione ufficiale della decisione in caso di disaccordo in futuro.
Fare i minuti può anche imporre una maggiore chiarezza su quanto è stato deciso. Per garantire che le note siano accurate quando la discussione non è chiara, il segretario può porre domande come "Quindi tutti sono d'accordo che il lancio del prodotto avverrà in luglio o agosto?" Questo fa sì che tutti i partecipanti lascino l'incontro con la stessa comprensione.
Elementi di azione
Un record di elementi d'azione concordati in una riunione è particolarmente utile con i gruppi che si incontrano regolarmente. Rivedendo gli elementi delle riunioni precedenti è facile sapere cosa deve ancora essere fatto. Questo dà ai membri del team un incentivo a svolgere i loro compiti prima della riunione.
Requisiti legali
In alcuni casi, ad esempio per le riunioni del consiglio, i verbali possono essere un requisito dello statuto del gruppo. Possono essere considerati documenti legali per scopi come tasse e audit. Queste società di solito hanno una segretaria che è responsabile per il verbale di tutte le riunioni.
Definire un segretario
Poiché i minuti precisi sono importanti, ogni riunione deve avere un segretario definito. Fare note complete e partecipare attivamente alla riunione può essere difficile, quindi è spesso meglio se il facilitatore della riunione sceglie un'altra persona per registrare i fatti. Questo dipendente dovrebbe prendere nota delle decisioni, delle azioni e della discussione della riunione in modo chiaro e conciso. I testi molto grandi non possono essere letti.
stili
Esistono diversi stili per scrivere i verbali delle riunioni. Per le riunioni del consiglio, dove questi ruoli sono documenti legali e ufficiali, le leggi possono stabilire quale tipo di informazioni saranno riportate nei testi. Alcuni tipi di minuti non registrano la discussione che ha portato alla decisione finale su un particolare problema.
Tuttavia, negli incontri di lavoro o nei team di progetto, di solito è più efficace registrare i punti chiave della discussione. Avere una registrazione di questi punti è utile per le persone che non potrebbero essere presenti o che desiderano ricordare ciò che è stato discusso in precedenza in modo che non si perdano tempo alla prossima riunione.
