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Il ruolo principale di un addetto alla reception è quello di fungere da portiere per l'organizzazione o il business. Le funzioni specifiche variano a seconda della natura dell'azienda. Ad esempio, un addetto alla reception in una clinica può assistere nell'elaborazione di moduli di assistenza sanitaria e un addetto alla reception può tentare di vendere prodotti per capelli. Tuttavia, ci sono alcune funzioni svolte dall'addetto alla reception che sono universali.
Ricevi chiamate ed e-mail
Un addetto alla reception dovrebbe sempre ricevere chiamate. La complessità di questo compito varia da azienda a azienda: ci sono momenti in cui l'addetto alla reception deve gestire un telefono multilinea, mentre altre volte il volume della chiamata è più leggero. L'addetto alla reception deve rispondere gentilmente al telefono e indirizzare la chiamata al dipartimento giusto o annotare un messaggio quando necessario. A volte un receptionist ha accesso a un indirizzo email e dovrebbe reindirizzare le e-mail alla persona appropriata.
Saluta i visitatori
La persona alla reception ha la funzione di rappresentare l'azienda in modo positivo. L'immagine progettata dall'addetto alla reception può dipendere dalla natura dell'azienda. Se si tratta di un salone di bellezza, potrebbe essere più importante che l'addetto alla reception abbia un ottimo taglio di capelli e mantenerlo pulito. Se l'area è di moda, l'addetto alla reception potrebbe aver bisogno di avere un guardaroba vario. Non importa il business, l'addetto alla reception deve essere amichevole e professionale con lo staff e i visitatori.
facchino
Anche se è fondamentale che l'addetto al ricevimento passi un'immagine professionale e lasci i visitatori a proprio agio, un addetto alla reception a volte deve fare una proiezione dei visitatori. In un'età di problemi di sicurezza intensificati, un addetto alla reception potrebbe dover confermare chi è il visitatore, chiedere la propria identità o controllare se sono nella lista degli ospiti. Alcune aziende dispongono di un sistema di comunicazione interno che consente all'addetto alla reception di controllare il visitatore prima che possa accedere all'edificio.
Lavoro generale
Mentre rispondere alle telefonate e ricevere i visitatori può occupare gran parte della giornata, gli addetti alla reception hanno anche alcune responsabilità amministrative che possono includere lettere e memo di digitazione, conferenze di pianificazione, articoli di imballaggio per la spedizione, elaborazione di fogli di punti e archiviazione documenti. Un addetto alla reception può anche aiutare a coordinare le riunioni, mantenere pulite e organizzate alcune aree e ordinare le forniture per ufficio.
