Come pianificare una cena e un'asta di beneficenza

Contenuto

indicazioni
Pianificazione generale iniziale
Pianificazione di una cena
Pianificazione dell'asta
Attività post evento
suggerimenti
avvertimento
Cosa ti serve

Pianificare un'asta silenziosa, insieme a una cena per la raccolta di fondi, è un ottimo modo per integrare e aumentare i profitti della tua organizzazione. I tuoi dipendenti potrebbero essere più che disposti a donare oggetti che possono essere venduti durante l'asta, soprattutto quando sanno che è per una buona causa. Idealmente, dovrebbe essere un evento divertente e piacevole che soddisfi gli obiettivi stabiliti per la raccolta.

indicazioni

Ottieni sponsorizzazione per il tuo evento (il denaro fa l'immagine di denaro di Andrey Andreev da Fotolia.com)

Pianificazione generale iniziale

Imposta un budget per l'evento di raccolta fondi.

Calcola quanto puoi spendere per l'evento (Natura morta con l'immagine calcolatrice di Astroid da Fotolia.com)
Creare un tema di raccolta fondi che si riferisce allo scopo dell'evento.
Stabilire un obiettivo di raccolta e un elenco di ospiti per raggiungere questo obiettivo.
Scegli e prenota una data per la cena e l'asta. Usa un calendario. Decidi se l'evento si terrà durante la settimana o nel fine settimana. Inoltre, considera eventuali date potenzialmente in conflitto con feste, eventi simili, ecc.

Resta sintonizzato per vacanze e altri eventi già contrassegnati (vecchia immagine del calendario di Allyson Ricketts da Fotolia.com)
Pianifica incontri periodici con il presidente del comitato di raccolta fondi della tua organizzazione e con il tesoriere.

Pianificazione di una cena

Scegli un luogo per l'evento che ospita tutti gli ospiti. Le opzioni includono il noleggio di un banchetto, la prenotazione di una sala per banchetti in un hotel e la prenotazione di uno spazio privato in un ristorante. Inoltre, prendi in considerazione scuole, musei, spazi di club comunitari, ville, giardini, case dei membri, ecc.

Accogliere tutti gli ospiti (Tabella banchetto / Dinner Place Impostazione immagine di Taiga da Fotolia.com)
Determinare se si desidera avere una cena a buffet o se il pasto sarà servito. Incontro con un servizio a buffet per decidere sul menu. Discutere il numero di preferenze e le opzioni che verranno offerte agli ospiti se si tratta di un pasto servito.

Avere opzioni per gli ospiti di scegliere (un po 'di cibo appetitoso all'immagine del tavolo del banchetto di Aleksey Kondratyuk di Fotolia.com)
Pianifica una sorta di intrattenimento per quando arrivano gli ospiti, come la musica da camera (musica classica prodotta con pochi strumenti). Se il budget lo consente, puoi avere musicisti dal vivo ma, in alternativa, puoi utilizzare la musica registrata.

Avere qualche tipo di intrattenimento (immagine musicale di Edvin Selimovic da Fotolia.com)

Pianificazione dell'asta

Chiedi le donazioni durante la riunione dell'associazione. Diventa creativo alla ricerca di oggetti. Mentre stai cercando articoli, puoi creare un sito web di aste online e vedere se ci sono volontari con esperienza che sarebbero disposti ad aiutare con questo.

Pianifica l'asta (immagine di martelletto di Cora Reed da Fotolia.com)
Mostra gli oggetti dell'evento in modo convincente.
Spiega ai clienti che devono inviare proposte scritte "silenziose" per gli articoli che desiderano offrire e che l'asta terminerà circa un'ora prima dell'inizio della cena.
Annunciare quando pochi minuti fino alla fine dell'asta.

Fai l'asta prima di cena (Immagine cena di Heidi Schmieder da Fotolia.com)
Dare ai vincitori le istruzioni su come pagare e raccogliere gli oggetti che hanno vinto. Fornire ricevute agli acquirenti per i registri fiscali.

Attività post evento

Depositare i profitti in banca.

Deposita i profitti in banca (immagine del deposito notturno di denaro da parte di robert mobley da Fotolia.com)
Invia note di ringraziamento ai donatori degli oggetti venduti all'asta e ai vincitori dell'asta.

Grazie a tutti coloro che hanno partecipato (immagine di ringraziamento da parte di feisty da Fotolia.com)
Chiedi ai donatori e ai clienti di dare un feedback sull'evento, sull'asta e sul luogo.