Contenuto
- Procedura uno: deposito di fondi
- Procedura due: ricerca
- Terza procedura: contattare il reparto vendite
- Procedura quattro: conto specifico
- Quinta procedura: contattare il consumatore
- Procedura sei: nuove ricevute
Molte aziende non lavorano solo con il denaro e quindi registrano registrazioni di crediti nei loro libri contabili. Si tratta di valori che i clienti devono all'azienda e sono generalmente rilevati come proventi a conto economico. Questo processo può essere difficile e spesso il denaro ricevuto non può essere prontamente accreditato sul conto del cliente. Le procedure in quest'area specificano le tecniche per ottimizzare questo lavoro.
Procedura uno: deposito di fondi
Depositare tutti gli assegni e i contanti ricevuti nel sistema di contabilità clienti, anche se non possono essere identificati. Elabora anche i pagamenti con carta di credito prontamente. È possibile annotare la distinta di deposito tramite assegno non identificato per documentare la transazione. Le copie delle ricevute di deposito vengono solitamente rese disponibili online, ma questo non è il caso degli elementi che fanno parte del deposito. Fare copie di elementi che non possono essere identificati immediatamente e archiviarli per data di ricezione.
Procedura due: ricerca
Prendi il file con gli elementi più vecchi e lavoraci prima. Prova a trovare nomi simili nel sistema. Il nome del cliente potrebbe essere stato inserito in modo errato. Puoi cercare tutte le fatture aperte che corrispondono all'importo del pagamento o altri dettagli speciali. Alcuni reparti contabili hanno file su articoli non identificati che sono stati risolti, quindi se ricevi un altro assegno dallo stesso cliente, non dovrai sprecare il tuo tempo in questioni di identificazione.
Terza procedura: contattare il reparto vendite
Contatta il personale di vendita e ottieni informazioni sui pagamenti che non hanno un corrispondente nel sistema. Poiché i crediti sono originati dal reparto vendite, i venditori possono aiutarti fornendo alcune informazioni utili. Il denaro può essere il pagamento di una vendita che non è stata ancora riconosciuta e, in tal caso, l'ufficio commerciale deve inserire nel sistema l'importo da ricevere. Se scopri quali fondi sono stati ricevuti per una vendita non correlata al reparto vendite, informa il dipartimento coinvolto e il responsabile della contabilità.
Procedura quattro: conto specifico
Creare un conto di contabilità generale specifico da utilizzare per le ricevute non identificate. Questo account viene spesso creato come passività con un saldo a credito. Quando si riceve un pagamento non identificato, si addebita denaro e si accredita il conto delle ricevute non identificate. Una volta individuato a quale consumatore si riferisce l'importo, è possibile stornare le registrazioni ed entrare nel conto crediti. In alternativa, è possibile utilizzare una nota di credito per accreditare i crediti e per cancellare le passività.
Quinta procedura: contattare il consumatore
Se non è possibile trovare una ricevuta all'interno del reparto vendite, il passaggio successivo è contattare il cliente e cercare di ottenere i dettagli sulla vendita. A volte, un piccolo imprenditore può acquistare qualcosa a suo nome, ma pagare con un assegno dell'azienda, non avendo alcuna contropartita in alcun conto. Se un numero di telefono non è sul controllo, potrebbe essere necessario utilizzare Internet per trovare le informazioni di contatto. Assicurati di avere in mano l'assegno o la copia dell'assegno quando parli con il cliente in modo da poter fornire quante più informazioni possibili.
Procedura sei: nuove ricevute
Se dopo un periodo di tempo ragionevole non riesci ancora a trovare il cliente sul tuo sistema, chiedi al controller il permesso di creare un nuovo conto creditore sul sistema. Quindi aggiungi una nota sulla situazione e collega l'assegno a quel nuovo account. A seconda dell'importo dell'assegno, non ha senso spendere più di un'ora cercando di finanziare il conto corretto. Se hai molti di questi elementi, incontra il personale di vendita per determinare cosa c'è dietro questo problema e prova a risolverlo.
