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Gestire o lavorare in un'azienda richiede professionalità, organizzazione e comunicazione. Ad un certo punto, ogni azienda dovrebbe essere in grado di scrivere e inoltrare correttamente una lettera commerciale e / o commerciale. Il formato e il contenuto del documento dovrebbero riflettere un atteggiamento professionale professionale. C'è più di un modo per scrivere questo tipo di lettera. Due di questi sono considerati accettabili dalla maggior parte delle aziende.
Struttura di base
Le lettere commerciali vengono solitamente digitate e stampate su fogli di carta intestata. In tali casi, le informazioni del mittente (come nome dell'azienda, indirizzo e numeri di contatto) sono già presenti sulla carta intestata e non devono essere incluse nella lettera. Se la carta intestata non viene utilizzata, tali informazioni dovrebbero essere incluse. La data di emissione della lettera appare strutturata come segue: giorno / mese / anno.
Il nome del destinatario viene visualizzato dopo la data e inizia con un titolo personale, ad esempio: "Mr." o "Signora" e il nome. Quindi viene visualizzato il messaggio di saluto che utilizza lo stesso titolo utilizzato nelle informazioni del destinatario.
Il corpo del testo viene dopo il saluto. È importante che una lettera commerciale sia concisa, fattuale e professionale, anche se è anche consigliabile mantenere un tono amichevole.La lettera termina con una chiusura, di solito una frase, ad esempio: "Cordialmente" o "Grato" e la firma del mittente.
Lo stile più comune
Lo stile di business letter più popolare è il blocco. Per seguire le regole di questo formato, tutto il testo deve essere giustificato a sinistra. L'impostazione predefinita è una dimensione carattere 12, e si consiglia lo stile "Times New Roman". Il documento dovrebbe avere una spaziatura semplice tra le righe, ma raddoppiare tra i paragrafi o le sezioni. Ciò include il corpo dei paragrafi, le informazioni sul mittente e sul destinatario e la chiusura. L'utilizzo del formato a blocchi è uno standard del settore.
Il secondo stile più comune
Il formato di blocco modificato è il secondo tipo più utilizzato nel mondo degli affari. Ha una struttura simile a quella del formato di blocco ma con alcune differenze. Come nel formato di blocco, la modifica ha una spaziatura semplice tra le righe e il doppio tra i paragrafi. Il carattere è "Times New Roman", dimensione 12. Inoltre, il formato del testo è anche giustificato a sinistra (tranne la data e la chiusura, che sono centrate). Sebbene questo stile sia accettabile per le lettere commerciali, è molto meno comune del formato del blocco.
Stile bonus
Il terzo e ultimo tipo comune di lettere commerciali è il formato semipiatto. In genere non è un formato accettabile per le lettere commerciali, ma viene utilizzato in alcuni rari casi. Questo stile è molto simile al blocco, l'unica differenza è all'inizio del corpo dei paragrafi. Invece di tutte le righe giustificate a sinistra, la prima riga di ogni paragrafo è rientrata. Questo è uno stile molto comune per i saggi, ma non è ampiamente usato nella scrittura di lettere commerciali. Il carattere "Times New Roman", dimensione 12, è molto comune in questo stile di testo, sebbene possa essere sostituito dal carattere "Arial".
