Contenuto
L'archiviazione cartacea tradizionale è stata ampiamente sostituita o aiutata dalla memorizzazione di file in database su un computer. Ci sono vantaggi e svantaggi nell'archiviazione tradizionale. Sebbene i file cartacei siano a portata di mano e facilmente accessibili, occupano anche molto spazio e spreco di carta. Determinare se un sistema di archiviazione tradizionale è adatto a te dipenderà dalla tua attività. Gli studi legali e le società che hanno cartelle cliniche possono avere file che cambiano e crescono rapidamente, quindi la tradizionale archiviazione cartacea è l'unico modo efficace per stare al passo con gli sviluppi quotidiani.
Facile accesso
L'organizzazione dei file tradizionale è di facile accesso. I file sono fisicamente in una posizione centrale. Se non riesci a trovare nulla, puoi dedicare del tempo a esaminare ogni file finché non trovi esattamente quello che stai cercando. La possibilità di visualizzare, toccare e leggere i tuoi file può sempre aiutarti a pensare a come innovare aspetti della tua attività.
Facile da capire
I sistemi di archiviazione tradizionali sono generalmente facili da capire. Gli archivi possono essere organizzati in diversi modi, anche alfabeticamente, per materia o competenza, numericamente, per data, luogo o in ordine di importanza. Anche se inizialmente non si comprende il sistema di archiviazione da utilizzare, lo si può scoprire cercando negli archivi e prestando attenzione alla definizione dei fattori.
Obsoleto
D'altra parte, l'archiviazione di file tradizionale è stata sostituita in molte organizzazioni da un computer. Sempre più aziende scansionano e scaricano i propri file sui computer dell'ufficio. Con questo metodo, i lavoratori saranno in grado di trovare i file e caricarli istantaneamente con il software del database di ricerca, risparmiando tempo e aumentando la produttività.
Protezione difficile
L'archiviazione tradizionale dei file non ha una protezione adeguata. Incendi o altri disastri naturali possono distruggere i file, con conseguenti perdite di affari. Il backup dei file tradizionali richiede tempo e ore di copia, etichettatura e riarchiviazione.
Mancanza di spazio ed efficienza
L'organizzazione tradizionale dei file può sfuggire di mano. Il numero di file da organizzare cresce con la tua attività; può diventare un mal di testa quando si tratta di trovare spazio per tutte le pratiche burocratiche. Anche archiviare gli elementi in modo efficiente può diventare una sfida.
