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Di solito la prima persona che contatterai in una grande azienda è l'addetto alla reception, anche se sai con chi devi parlare. Risponde al telefono ed è la prima faccia che vedrai quando andrai in ufficio di persona. Il loro comportamento e condotta sono riflessi esterni dell'azienda e il loro ruolo è fondamentale per dare una buona prima impressione dell'azienda. L'addetto alla reception deve far sentire a proprio agio ospiti e clienti e il pubblico in generale ottiene le informazioni di cui ha bisogno in modo tempestivo.
Personalità piacevole
La personalità di un addetto alla reception è essenziale per fare una prima impressione positiva su clienti e ospiti. L'addetto alla reception deve essere in grado di svolgere i suoi compiti, come rispondere alle chiamate telefoniche, inoltrare le chiamate e ricevere i visitatori con cortesia e professionalità. Deve essere disponibile e attento quando risponde alle domande e fornisce risposte accurate sull'azienda. Un vero sorriso è un modo semplice e molto efficace per mostrare un carattere piacevole e fare durare una buona prima impressione. In qualità di contatto del servizio clienti, l'addetto alla reception deve anche imparare a controllare le proprie emozioni e controllare i livelli di rabbia e stress quando si tratta di clienti difficili. L'addetto alla reception deve sempre reagire con calma e diplomaticità.
Comunicazione forte
Essere un ascoltatore attento, comunicare in modo chiaro e comprendere documenti scritti complessi sono abilità comunicative che un receptionist deve avere. Deve essere in grado di ascoltare pazientemente i clienti, comprendere le richieste dei clienti quando confermano i loro desideri e risolvere i problemi in modo appropriato. Nel fornire informazioni e indicazioni, l'addetto alla reception deve utilizzare termini chiari e semplici, in modo che ospiti, clienti e colleghi possano capire facilmente. Lavorando con una varietà di processi e procedure, l'addetto alla reception deve anche comprendere la comunicazione scritta di una varietà di documenti relativi al lavoro.
Organizzazione
A seconda delle dimensioni dell'azienda e della complessità del ruolo del receptionist, può avere un gran numero di persone che dipendono dalla sua affidabilità e dalla sua capacità di adempiere a molti obblighi. Un forte senso dell'organizzazione, attenzione ai dettagli, indipendenza e iniziativa sono le qualità che deve avere un receptionist organizzato. Un professionista che ha molteplici responsabilità e sfide e soddisfa le proprie scadenze e requisiti di lavoro sarà conosciuto come un dipendente affidabile e serio all'interno dell'azienda.
Avere una buona conoscenza
L'addetto alla reception deve conoscere le informazioni corrette per rispondere alle domande del pubblico in generale, dei clienti e degli ospiti. Essere in grado di fornire informazioni essenziali riguardanti l'azienda, le sue attività e l'ubicazione dei membri e dei reparti sono cose che ogni receptionist deve sapere. Inoltre, a seconda di quanto richiesto all'addetto alla reception, deve essere in grado di utilizzare una serie di strumenti tecnologici dall'ufficio che lo aiuteranno ad essere efficiente e completare i suoi compiti nel tempo dato.
