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Gli addetti alla reception sono solitamente le prime persone che vedi quando entri in un ufficio, il che li rende un'importante rappresentanza delle aziende per cui lavorano e degli altri professionisti in ufficio. Osservare l'etichetta aziendale è una parte importante del lavoro di un receptionist, ma i molti cambiamenti e opinioni che costituiscono le buone maniere rendono difficile per un receptionist o un supervisore determinare il comportamento appropriato.
Significato
L'importanza di un addetto alla reception come persona che fornisce una prima impressione al chiamante e ai visitatori è difficile da esagerare. Un receptionist con cattive maniere dà un tono negativo prima di una riunione e non ispira fiducia nei potenziali clienti. D'altra parte, un receptionist che osserva l'etichetta di un ambiente aziendale dà un forte senso di professionalità ed efficienza. Questo non solo migliora l'immagine dell'azienda nei confronti degli estranei, ma aiuta anche gli altri dipendenti a sentirsi come se il loro ufficio fosse un luogo professionale in cui lavorare.
Tipi
Gli addetti alla reception rappresentano i loro datori di lavoro in vari modi. Rispondere alle telefonate e salutare i visitatori sono due dei compiti più comuni per gli addetti alla reception ed entrambi richiedono un'etichetta adeguata. La politica aziendale può richiedere agli addetti alla reception di utilizzare uno script predeterminato sul telefono quando ricevono chiamate e quando contattano diversi tipi di clienti. In altri casi, gli addetti alla reception possono utilizzare la propria discrezione nel gestire ogni interazione con il cliente in modo diverso, ma con il livello appropriato di formalità e professionalità. Le persone che lavorano in ufficio a volte passano regole aggiuntive a un addetto alla reception, ad esempio quando e come un addetto alla reception può contattarli.
Formazione
Mentre in alcuni uffici gli addetti alla reception sono tenuti a possedere un diploma di scuola superiore o universitaria, gran parte della formazione di etichetta di un receptionist si svolge sul lavoro. Gli addetti alla reception possono iniziare a lavorare in un ufficio in una posizione che non richiede interazione, sia come lavoro di inserimento dati che come assistente d'ufficio. L'attenzione alle politiche aziendali e al comportamento dei receptionist può qualificare i nuovi dipendenti per una posizione di receptionist per la prima volta, generando esperienza che può essere utile per trovare altri lavori di receptionist.
Considerazioni
Ogni settore e ufficio ha le proprie regole per l'etichetta di un receptionist. Alcuni uffici richiedono un abbigliamento formale e una modalità vocale. Altri impongono una forma più informale di etichetta per far sentire i clienti rilassati e benvenuti. La comunicazione tra una nuova receptionist e i suoi supervisori è essenziale per far sapere a tutti cosa ci si aspetta. In qualità di receptionist, se non sei sicuro dell'etichetta per una situazione particolare, chiedi scusa educatamente e chiedi a un supervisore o receptionist senior come dovresti rispondere.
Suggerimenti
Anche se ogni ufficio è diverso, gli addetti alla reception possono comunque beneficiare di alcuni degli stessi suggerimenti. Essere una persona multitasking è essenziale per una buona performance, ma quando qualcuno entra in ufficio, è importante prestare loro tutta la tua attenzione. Ciò significa mettere le chiamate in attesa o completarle rapidamente, mettere da parte i documenti e stabilire un contatto visivo diretto. Lo spazio di lavoro di un receptionist deve essere libero da disordine per apparire più professionale e anche per rendere più facile completare compiti semplici come trovare informazioni e offrire a qualcuno una penna per compilare un modulo. Infine, quando si porta qualcuno in ufficio, l'addetto alla reception deve sempre prendere l'iniziativa per assicurare all'ospite che la sua presenza è consentita e per salvarlo dall'imbarazzo di non sapere dove andare.
